Surat Menyurat

*Pengertian surat menyurat
       Komunikasi yang dilakukan dua orang atau lebih pada jarak jauh dengan menggunakan bahan kertas.Suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan terus menerus antara pihak yang satu dengan pihak yang lainnya dan dilakukan dengan saling berkiriman surat.

*Tujuan surat menyurat

1. Memberitahu atau menyampaikan informasi penjelasan kepada pihak lain.
2. Menerima atau mendapatkan informasi,penjelasan kepada pihak lain.
3. Memperlancar arus informasi,sehingga informasi yang di terima jelas dan tidak salah pengertian.  

* Syarat syarat surat menyurat

1.  Memahami prosedur surat menyurat
2. Memahami segala permasalahan yang akan di tulis
3. Memahami teknik penulisan surat menyurat
4. Memahami penggunaan tata bahasa dalam surat menyurat
5. Memahami posisi penulis dan penerima surat

*Fungsi Surat

1. Surat sebagai duta atau wakil atau utusan dari organisasi
2. Surat sebagai alat pengingat
3. Surat sebagai dokumen historis,dimana surat yang telah diarsipkan juga dapat menjelaskan perkembangan-perkembangan masa lalu
4. Surat sebagai media komunikasi
5. Surat sebagai alat bukti tertulis
6. Surat sebagai barometer kemajuan kantor
7. Sebagai sarana promosi

* Jenis surat

1. Surat Pribadi

       Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi

2. Surat Dinas

       Segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas & kegiatan dinas instansi.

3. Surat Niaga

       Surat yang di pergunakan orangatau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga,seperti perdagangan, perindustrian, & usaha jasa.


* Kriteria Surat Yang Baik

1. Pemilihan bentuk dan jenis surat telah sesuai dengan peruntukannya.
2. Seluruh bagian-bagian surat telah dicantumkan dengan benar,baik penulisan maupun penempatannya.
3. Bahasa yang di gunakan telah sesuai dengan kaidah dan peruntukannya.

Surat dibuat dengan bentuk terbaik (tanpa coretan atau bekas penghapus),baik dengan tulisan tangan maupun dengan hasil ketik komputer sesuai peruntukannya.

* Kelebihan dan kelemahan surat

•        KELEBIHAN

         1.Murah meriah

         2.Daya jangkau yang luas

         3.Bersifat formal dan efektif

         4.Dapat di jadilan bukti hitam di atas putih

•        Kekurangan 

         1. Prosesnya memakan waktu (tidak langsung sampai kepada penerima).

         2. Sangat berisiko (terutama untuk surat-surat penting,berharga, dan.                                  darurat).

         3. Kadang-kadang salah alamat atau tidak sampai kepada tujuan.